141.面试结束（1 / 2）

“在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。www.126shu.com

2、负责各种文件的起草、装订及传递工作；及时处理上级文件的签收、传递、催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。

3、做好各种会议的记录及会务工作。

4、做好来访接待工作。

5、做好联网微机管理工作，每天定时开机接收文件；做好信息收集及报送工作。

6，整理资料工作有条理，细致、认真、有责任心，办事严谨；

7、熟练电脑操作及office办公软件，具备基本的网络知识”

说完，他轻笑一声接着说，“当然，在老板面前，对于对手来说，尤其是一些公司的开会室室需要预约的，虽然您是总裁，但是有些底层经理一些的都是要预约，万一预约部门出了错，两人的时间交叠在一起，那么唯一的解决办法就是看谁先去到那个办公室就是那个人的，而秘书要做的就是跟对手看谁更快，无论是爬楼梯也好，还是搭电梯也好，都要去抢去比赛，总之要为老板拿到一切的资源，为老板做好一切的准备，时间都要安排的好，吃饭休息都要为老板考虑好。”

苏无双听她说完便开始提出几个问题，“我的电话的如何处理”

“对于打给总裁的电话首先礼貌、客气、委婉地让客人自我介绍清楚身份。

2、如果实属总裁的电话，客人同意转达的，准确做好来电记录，及时转达，并留好客人的联系方式。

3、客人来电话内容重要，确需要总裁接听的电话，要在得到总裁同意的情况下，转接过去。

4、来话所涉及的内容属于一般的业务范畴、具体业务部门可以接待的，转到具体部门处理。”

“约见客人以及临时客人如何接待与安排”

“1、对于总裁约见的客人，在方便的时间通过电话（特殊情况、专程代表总裁前往）与约见客人联络。

2、根据总裁的意见，向客人转达约见的目的和约见的时间，客人不能如期赴约，提前或者推迟，还要争求董事长意见，同意或者另行约定时间。

3、?根据约见的客人距离远近，提前一定的时间提醒总裁，如因特殊情况总裁改变约见时间，要及时通知客人，作好解释和时间变更说明。

4、客人如期光顾的直接引导到总裁办公室，如客人是第一次见面的要互相介绍，然后上茶水，随后退出。并且二次上茶时间间隔15分钟、三次上茶时间间隔20分钟。

5、如果客人来到时正逢总裁正在进行其他重要的事务，不能马上约见的，要先引导到接待室等候、做必要的说明和礼节性的沟通。

6、接近就餐时间、征求总裁的意见预定酒店或通知食堂做准备。

7、根据客人需要以及重要程度提前与本部门负责车辆人员沟通、做客人用车准备。

8、临时突然来访的客人，先了解客人客人的身份与目的，如认为有必要总裁会见，在得到同意做引见。或者婉言谢绝、或者介绍到有关部门。”

“内部分公司及各部门上报总裁文件、材料报告如何处理。”

“1、分公司、各部门上报总裁的传真、文件、材料，每天汇总整理两次，?分别于11：30、?17：00上报。对于紧急的文件，随时上报。并向总裁口头说明急缓程度。

2、对于多份材料根据类别、根据急缓程度、按先后顺序排列好。

3、对于急件、请求总裁尽快答复的，可以提醒总裁在期限内给予答复。

4、对总裁批复的文件及时发回原部门。紧急批复可以先电话通知批复结果，随后传递。”

“信函邮件、报刊的接收与转交”

“1、信件、资料、进行初选，属于一般商业函件，拆阅转给有关部门或者当场作废。

2、属于私人信件、材料，没有总裁的允许，直接转给总裁亲自处理。

3、总裁专用的报刊、杂志每天收齐后一并送交。

4、在总裁授权下打理个人邮箱，重要内容及时整理反馈”

“办公室的内务管理”

“1、每天早上班后，对卫生员室内环境卫生情况做检查、并指导不周到之处的改善

2、对室内整体巡查、如有异常问题及时处理。例如照明是否正常、各类电器设备运转是否正常。

3、在保持原有桌面文件物品的位置情况下，对桌面进行必要的整理。

4、对于已经阅读完的报纸进行整理、对于在报纸有特殊标注，单独整理存阅。

5、对衣物等用品做整理规范摆放。

6、每天早在总裁到来时装茶水一杯，中间递送文件等事情时、查看杯内茶水是否需要补充。”

“总裁口头指示转达”

“总裁对内部各级领导、各部门的口头指示要做好记录，按指定的传达范围、指”定时间外出行程用车、及票务办理及生活安排“

”1、及时掌握总裁的出行情况、适时通知司机做好出车准备。

2、需要乘坐铁路、航空等交通工具的，根据日程预定车（机）票，根据需要确定是否反程的

3、提醒乘车、乘机时间。

4、准备饮水、水果等、以及必备的药品、书报。

5、根据出行目的准备相关资料，例如谈判、会议所需要的资料，拜访客人所需的礼品等。